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Séminaire d’entreprise mode d’emploi -
Partir en mission ensemble !

23 Avril 2018

Le séminaire d’entreprise est-il encore pertinent ?

Après une grosse vague de popularité, cet outil de management stratégique est aujourd’hui souvent jugé désuet. Puisque le bien-être du salarié, et son épanouissement, sont au coeur de nos échanges quotidiens chez maplaceencrèche, nous ne pouvons que confirmer son importance.

La question est d’autant plus d’actualité à l’ère de la communication digitale qui concentre les échanges dans des appli, des timelines, des channels et autres pour toujours plus de réactivité et souvent moins de face à face. En effet que ce soit via Slack, Hangout, ou l’éternelle boucle de mails pour les nostalgiques, les collaborateurs communiquent de plus en plus en ligne.

Chez maplaceencrèche nous pensons qu’un temps fort passé tous ensemble permettra de remettre du sens, et l’humain au centre, pour mieux appréhender la transformation numérique.

Forts de l’apprentissage de notre dernier séminaire d’équipe, nous avons concocté un toolkit spécial séminaire incluant le choix de la destination, l’hébergement, les activités, les ateliers réflexion et même les imprévus qui feront la différence entre un séminaire planplan et une expérience dont tous se souviendront.

Embarquement immédiat pour notre destination ensoleillée 2018 : Marrakech.

Hotel Kenzi Ménara Palace, Marrakech

1- Planter le décor

Marrakech ! Quand nous avons appris la destination de notre séminaire ce fut l’effusion : le soleil étincelant, la douce et chaude brise sous les palmiers, le désert…

Le choix de la destination fut orienté par les bons résultats et les souhaits de l’équipe qui avait bien besoin de soleil après une année 2017 très chargée.

Là où maplaceencrèche passe… Il faut savoir que nous avons une longue tradition de séminaires perturbés par des péripéties aussi variées que drôles. En 2016, une véritable tempête de neige s’était abattue sur notre excursion en raquettes. En 2017 notre bus avait crevé au bout de 300 kilomètres, imaginez toute l’équipe à compter les voitures sur le bord de l’autoroute. L’élément perturbateur cette année fut le rarissime brouillard marocain qui nous empêcha d’atterrir. Vous en conclurez qu’un séminaire qui se déroule à merveille ne serait pas maplaceencrèche.com.

Après un petit détour par Agadir où l’équipe en a profité pour faire copains-copains avec tout l’avion et au passage parler berceaux, nous avons re-décollé avec émotions et nous sommes arrivés à bon port… 5 heures plus tard! A chaque péripétie son pesant de cohésion d’équipe.

Marrakech vu du ciel avec le brouillard qui rend l'atterrissage impossible

2 - Se mettre entre de bonnes mains

Vous avez peut-être compris où nous voulions en venir.

Aspect essentiel d’un séminaire d’entreprise, la logistique est la clé d’une expérience réussie.

Le premier élément important dans l’organisation d’un séminaire : être agile et réactif : toujours avoir un plan B. L’histoire montre qu’être bien accompagné est important. Nous avons eu la chance d’être accompagnés par Alexis (reserverchic), Sydrek et Fatima qui se sont occupés de tout du début à la fin. Ils ont été parfaits !

Deuxième élément important : l’hébergement. Un hôtel dans lequel le groupe s’est tout de suite senti chez lui. Les chambres partagées étaient spacieuses permettant à chacun de s’installer confortablement. L’hôtel comportait plusieurs salons, un spa, une gym et deux piscines dont une chauffée. De quoi en motiver pour se détendre lors de temps libres. L’hôtel n’était pas luxueux, ce qui n’est pas dans nos valeurs, il était confortable.

Autre facteur clé dans le choix de l’hébergement d’un séminaire : la localisation à proximité du centre ville ou des animations culturelles. Ce qui a permis une demi journée de tourisme sans perdre de temps dans les transports : le souk, la place Jemaa El-Fna, le jardin Majorelle, la Mamounia et le musée Yves Saint Laurent. Les sorties culturelles sont l’occasion de rapporter quelques souvenirs.

Troisième élément nécessaire : la cuisine ! Après un séminaire 2017 à la gastronomie catastrophique, 2018 devait changer la donne. Une cuisine de qualité était essentielle et bien en haut de la liste des priorités pour un séminaire réussi. Pour un gain de temps précieux la majorité des repas étaient pris à l’hôtel. C’était aussi un vrai plaisir pour l’équipe qui retrouvait un mélange de cuisine locale, et européenne pour les moins aventuriers. Les buffets étaient adaptés à tous les goûts et régimes. A noter: la prise en compte des intolérances et allergies de chacun, un point important à ne pas manquer.

Mention spéciale pour le repas du premier soir : dîner aux chandelles avec spectacle culturel, une belle manière de marquer le coup d’envoi du séminaire. Cette première soirée est cruciale pour “lancer” le séminaire. Elle se doit d’être mémorable. Certes, la fatigue risque de compliquer les jours suivants mais elle sera dans les têtes pour toujours.

Première soirée du séminaire, très importante pour bien débuter

3 - Booster la cohésion

Retour aux péripéties de nos mpeciens, légèrement ralentis mais pas démotivés pour un sou, nous avons plongé d’entrée de jeu dans une session de travail.

“On a essayé de rendre cela le plus ludique possible et d’en faire une base de discussions et d’échanges. Il y a eu quelques surprises et pas mal de fous rires donc je pense que ça plutôt bien marché.”
Myriam Rossi - Responsable marketing et projets stratégiques

En guise d’échauffement mental, l’équipe divisée en groupes a dû d’abord répondre à une énigme de logique : “Imaginez un accident sur la lune : il s’agit de trouver l’équipement indispensable pour rejoindre la fusée mère, en classant 15 objets par ordre d’importance “

Les différentes équipes composées de collaborateurs de divers départements durent mener une réflexion de groupe et prendre en compte les observations de chacun. Que dire des résultats ? Disons que dans la réalité nous aurions eu beaucoup de mal à entamer 2018 !

Session de travail autour d'une enigme de logique

Une fois la pensée collective bien engrangée nous avons poursuivi avec une séance de réflexion sur le sens de notre mission quotidienne : faciliter la vie des salariés et de leur entreprise en leur dénichant des places en crèche. Réaffirmer notre “WHY”, du fameux Simon Sinek, a pris une place capitale dans les échanges.

Les sessions de réflexion ont été marquées par l’honnêteté des participants car chez maplaceencrèche l’opinion de chacun est considérée et est accueillie avec bienveillance.

Le séminaire d’entreprise est aussi l’occasion de prendre le pouls du moral des collaborateurs et de faire le point sur les ressentis de chacun. Impliquer l’équipe de la sorte et contribuer à renforcer les liens permet à chacun de devenir co-auteur de l’histoire de maplaceencrèche.

C’est dans ce contexte bienveillant que notre engagement “les femmes et les enfants d’abord” a été présenté par le comité exécutif. Enjeu sociétal majeur, l’engagement à améliorer la place des femmes dans l’entreprise est venu des échanges quotidiens avec nos clients et partenaires. Présenter cet engagement lors du séminaire annuel d’entreprise a permis d’emmener l’équipe dans cette réflexion et de la faire adhérer à l’idée. Chaque collaborateurs devenant de facto un ambassadeur de ce voeu envers les familles et les entreprises que nous servons au jour le jour.

Annonce de l'engagement de maplaceencrèche sur la place des femmes en entreprise avec présentation du manifeste les femmes et les enfants d'abord

4 - S’aérer

Les activités d’extérieur, de préférences sportives, ont toujours fait partie du team building maplaceencrèche : les raquettes, le ski, la luge, les courses d’orientation. Cette année il était question de prendre l’air mais cette fois-ci dans le désert d’Agafay.

“On a une équipe extraordinaire composée de gens qui s’entendent vraiment bien mais qui sont très différents donc l’objectif était qu’ils se connaissent plus précisément afin de mieux se comprendre pour travailler ensemble encore plus efficacement.”
Myriam Rossi - Responsable marketing et projets stratégiques

Les nouveaux collaborateurs ont rapidement découvert l’ambiance bon enfant en embarquant dans les activités à sensations fortes organisées par Buggy Sensation. Boucler la ceinture du buggy aux côtés de son nouveau collègue pour une “réunion” montagnes russes avec le désert marocain comme open space, c’est peu commun ! Mais quelle introduction.

Lors d’un séminaire, il ne s’agit pas seulement de sortir du cadre de la hiérarchie conventionnelle. La piscine, le hammam de l’hôtel, les repas délicieux et les échanges à base d’éclats de rire étaient l’occasion d’apprendre à mieux se connaître lors de moments privilégiés. C’est cela aussi la culture de l’entreprise, laisser les équipes prendre le temps de partager des moments uniques loin du stress quotidien.

Une journée sport sensation dans le desert d'Agafay proche de Marrakech

Une journée sport sensation dans le desert d'Agafay proche de Marrakech

5 - Voir venir l’avenir

Repenser les processus conventionnels, créer de nouvelles connexions, mettre en place de nouvelles méthodes de collaboration, tout cela peut venir d’un séminaire bien mené. La cohésion d’équipe occupe une place clé au sein de nos valeurs.

“C’était un séminaire de cohésion et de récompense pour les résultats de l’année 2017. Le but était aussi de se projeter ensemble sur nos ambitions 2018 et de donner le coup d’envoi de l’année qui débute.”
Olivier Anton, Directeur Général

En 2018 nous sommes une trentaine de collaborateurs chez maplaceencrèche et les équipes continueront de s’étoffer rapidement. Parce que nous valorisons la phase d’onboarding, les nouvelles recrues et les freelances étaient invités au voyage. Car chez maplaceencrèche, chaque collaborateurs est considéré comme un membre à part entière de l’équipe. L’acculturation est tellement importante pour réussir qu’il est nécessaire de réunir tout le monde.

“Je suis freelance et Marrakech a été un accélérateur d’intégration, un véritable gain de temps pour développer des relations professionnelles avec les équipes. Le séminaire m’a permis d’échanger avec un grand nombre de collaborateurs sur les différents corps de métier de maplaceencrèche. Leurs retours, en direct, sur l’engagement #PlaceAuxFemmes et le manifeste ont été déterminant dans l’argumentation à développer auprès des journalistes - une sorte de retour sur expérience face à la problématique sociétale énoncée.”
Eloi Fouquoire, Freelance relations presse pour maplaceencrèche

Comme évoqué plus haut, le tournant d’une nouvelle année était aussi l’occasion de partager notre engagement baptisé avec audace, et une pointe d’humour, “les femmes et les enfants d’abord” pour que la maternité ne soit plus considérée comme un bouleversement majeur dans la carrière d’une femme. Celui-ci a eu une résonance forte au sein de l’équipe composée en grande partie de parents de jeunes enfants. Comme en a témoigné Eloi, plus haut, c’est un message auquel a adhéré l’équipe car il met en valeur le sens de notre métier et de nos missions quotidiennes.

Toute l'équipe maplaceencrèche avec le tshirt "les femmes et les enfants d'abord" de notre mission sociale et sociétale L’équipe maplaceencrèche arborant notre engagement “Les femmes et les enfants d’abord”.

6 - C’EST A VOUS!

Vous songez à l’organisation d’un séminaire d’entreprise et aimeriez être plus serein dans sa préparation? Nous vous présentons notre checklist comportant tous les éléments clés d’un séminaire réussi.

1. Un hébergement adapté

  • Localisation pratique
  • Cadre propice à la détente : jardins, salons, piscine, spa et gym

2. Une gastronomie de qualité

  • Un dîner d'ouverture d'anthologie
  • Des repas quotidiens pour tous les régimes

3. Des session(s) de travail musclée(s)

  • Animation via des énigmes et jeux de logique
  • Privilégier la mixité des groupes de travail
  • Sessions de travail dès l'arrivée sur place

4. Un grand bol d'air en extérieur

  • Organiser des activités pour sortir de sa zone de confort
  • S'assurer de l'accessibilité des activités pour ravir tout le monde

5. Un questionnaire de retour sur expérience

  • Évaluer le séminaire et capturer les recommandations de chacun
  • Améliorer la performance l'année suivante !